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          規(guī)章制度

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          青海省科學(xué)技術(shù)信息研究所有限公司 收發(fā)文管理制度

          瀏覽次數(shù):0次   信息發(fā)布:信息所辦公室  發(fā)布時(shí)間:2024-06-12 10:15:29

          第一條 為提高青海省科學(xué)技術(shù)信息研究所有限公司辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)信息所有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所的實(shí)際情況,特制訂本制度。

          第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分:行政類《有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等》,業(yè)務(wù)類《有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項(xiàng)》,人事類《有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等》,技術(shù)類《有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等》,其它類《不宜歸入上述各類的》。具體內(nèi)容主要包括上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。

          第三條 公文的簽收

          1、簽收 信息所所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外),上級部門或兄弟部門來文均由負(fù)責(zé)收發(fā)文管理人員統(tǒng)一簽收拆封。在簽收和折封時(shí),收發(fā)文管理人員需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

          2、登記 收發(fā)文管理人員簽收拆封以后,應(yīng)用專用簿式本對來問內(nèi)容進(jìn)行登記,并填寫公文處理單(附件1)送分管部門領(lǐng)導(dǎo)簽署批閱。

          3、批辦 分管部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)分工送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。并及時(shí)將文件呈傳各領(lǐng)導(dǎo)閱示或閱知。

          4、承辦 根據(jù)主批領(lǐng)導(dǎo)簽批的指示收發(fā)文管理人員將文件送有關(guān)人員或部門承辦并督促其從速辦妥。

          5、歸檔 辦理完畢的來文,均應(yīng)移交綜合管理部歸檔,信息所外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交綜合管理部收發(fā)文管理人員進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存,如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用

          6、銷毀 沒有存檔價(jià)值和備查必要的來文來信,或已辦結(jié)的來信,均可在年終經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)鑒別后進(jìn)行銷毀,并登記。

           公文的閱批與分轉(zhuǎn)

          1.凡正式文件均需由綜合管理部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)文管理人員分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻早送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門說辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

             2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由綜合管理部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門會(huì)辦的文件,由綜合管理部負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

          3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)文管理人員應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

          第五條 文件的傳閱與催辦

          1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

          2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)文管理人員,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)”批示”、"擬辦意見"綜合管理部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

          3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

          4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)文管理人員,切忌橫傳。

          5.綜合管理部對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得綜合管理部同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

          6.按照閱文范圍,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由綜合管理部通知到單位閱文。

           發(fā)文的規(guī)定

          1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在信息所綜合管理部,其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。

          2.部門需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向綜合管理部提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交綜合管理部審核。綜合管理部同意發(fā)文,方可擬定發(fā)文。

          3.對單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)

           發(fā)文的范圍:

          1.凡是以信息所綜合管理部、各業(yè)務(wù)科室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要,均屬發(fā)文范圍

          2.信息所或各科室下發(fā)文件主要用于:

          (1)公布單位規(guī)章制度。

          (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件

          (3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng)。

          (4)公布單位重大經(jīng)營、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定。

          (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)。

          (6)對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)、請示報(bào)告、處理決定。

          (7)其他有關(guān)重大事項(xiàng)

          3.信息所日常經(jīng)營、技術(shù)、管理工作中,有關(guān)審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示、技術(shù)文件、效果圖修改等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

           發(fā)文程序規(guī)定:

          1.各部門需要發(fā)文,應(yīng)以不違反國家法令,上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

          2.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。

          3.擬好的文稿,需由擬搞人填寫發(fā)文申請單信息所發(fā)文稿紙,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、事由、主辦單位、擬稿人主(抄)送機(jī)關(guān)附件內(nèi)容、綜合管理部審核。

          4.綜合管理部應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿

          5.對審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚。

          6.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽。

          7.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)

          8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交綜合管理部統(tǒng)一編號、打印。

           各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫,綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字,并填寫文件檔案借閱單,對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。

          第十條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

          第十 綜合管理部負(fù)責(zé)人對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

          十二 文件的歸檔范圍

          1.凡下列文件統(tǒng)一分別由信息所綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔。

          (1)政府上級部門來文,包括上級對單位報(bào)告、申請的批復(fù)。

          (2)綜合管理部及各科室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

          (3)綜合管理部及各科室各種會(huì)議記錄。

          (4)信息所組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)等。

          (5)有保存價(jià)值的來信來訪記錄及處理結(jié)果。

          (6)參加上級召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等。

          (7)政府、上級部門領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的 報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。

          (8)反映本單位經(jīng)營活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品。

          (9)工作日志和公司大事記。

          (10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

          2.各部門日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

          第十 立卷要求

          1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

          2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集文全,保持文件、材料的完整性

          3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

          4.上年度形成的文件材料,要求在下年度10月份以前整理完。

          第十 文件的時(shí)效性

          是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的,超過這個(gè)時(shí)間段,該文件上記載的信息則是無效的,只供備查使用。超過時(shí)效性目無保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷毀管理程序。

          第十六條 文件銷毀流程

          對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件(紙張),綜合管理部應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù),認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請表,對無價(jià)值文件進(jìn)行銷毀,并登記造冊。

           第十七條 文件銷毀要

          經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合管理部的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案,必須化為紙漿或焚毀,不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字以示負(fù)責(zé),未經(jīng)審批,任何人不得私自銷毀檔案材料。

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